Die Apostille
Wer Verträge mit internationalem Bezug, ausländische Testamente oder Heiratsurkunden im Inland verwenden will, wird von inländischen Behörden oder Gesellschaften zur Vorlage einer Beglaubigung aufgefordert. Auch für die Anerkennung einer Grundstücksübertragung in den USA, der Eintragung von U.S.-amerikanischen Firmen ins deutsche Handelsregister sowie bei Eröffnung von Konten in Deutschland durch U.S.-amerikanische Firmen sind besondere Formvorschriften einzuhalten. Da im Rechtsverkehr offizielle Urkunden nur im eigenen Land unbeschränkt gültig sind und von inländischen Behörden Fälschungen ausländischer Dokumente sehr schwer entdeckt werden können, bedürfen schriftliche Urkunden, Verträge und alle rechtserheblichen Schriftstücke im internationalen Rechtsverkehr zum Nachweis der Echtheit der diplomatischen Beglaubigung oder Legalisation oder einer anderen Beglaubigungs- oder Legalisationsform, wenn dies zwischen den Staaten in bilateralen oder multilateralen Staatsverträgen vereinbart wurde. In vielen Fällen müssen die Urkunden auch noch konsularisch beglaubigt werden.
Einige Länder haben unter sich vereinbart, auf solche Beglaubigungen ganz oder teilweise zu verzichten. In der seit 1961 bestehenden Haager Konvention, der nach und nach immer mehr Länder beigetreten sind, wird die konsularische Beglaubigung durch eine erleichterte Beglaubigung, die sog. Apostille, ersetzt.
Die Apostille ist eine offizielle Echtheitsbestätigung, eine spezielle von einer Behörde ausgestellte Beglaubigung, welche die genaue Übereinstimmung der Kopie mit dem Original bestätigt. Die Apostille besteht aus einem festgelegten Text, der der Bestätigung der Echtheit der Unterschrift, der Eigenschaft, in welcher der Unterzeichner der Urkunde gehandelt hat, und gegebenenfalls der Echtheit des Siegels oder Stempels, mit dem die Urkunde versehen ist, dient. Die Apostille wird auf der Urkunde selbst oder auf einem mit ihr verbundenen Blatt angebracht; sie muss unter der Überschrift „Apostille“ mit der Bezeichnung „Convention de la Haye du 5 octobre 1961“ versehen sein.
Die Apostille findet immer dann Verwendung, wenn eine Kopie einer offiziellen Urkunde aus einem anderen Land benötigt wird. Zum Beispiel für internationale Trauungen, Adoptionen, Erbschaften, aber auch für gewöhnliche Verträge. Die Apostille bestätigt jedoch nicht, dass der Inhalt der Originalurkunde den Tatsachen entspricht. Mit dem Apostillenverfahren des Haager Übereinkommens wird lediglich die Echtheit der Unterschrift auf dem Dokument und die Authentizität des beigefügten Siegels beglaubigt. Derart beglaubigten oder legalisierten Urkunden kommt in weiterer Folge volle Beweiskraft zu. Das betrifft sowohl im Inland erstellte Urkunden, die im Ausland vorgelegt werden sollen als auch ausländische Urkunden, die in einem anderen Staat benötigt werden, um dort einen rechtsgestaltenden Erfolg herbeizuführen.
Für die USA ist am 15. Oktober 1981 das Haager Übereinkommen in Kraft getreten. Seitdem wird die Echtheit einer deutschen oder U.S.-amerikanischen Urkunde in einem vereinfachten Verfahren durch das Anbringen einer Apostille bestätigt. Öffentliche Urkunden oder solche mit Öffentlichkeitscharakter benötigen für die Verwendung innerhalb des Rechtsgebietes der USA bzw. der Bundesrepublik Deutschland deshalb keiner weiteren Beglaubigung mehr.
Um eine Apostille zu erhalten, muss zunächst die zuständige Apostillebehörde ermittelt werden. Jeder am Haager Übereinkommen beteiligte Staat hat eine Behörde auf seinem Grundgebiet bestimmt, die Apostillen ausstellen darf. In Deutschland sind dies zum Beispiel das Bundesverwaltungsamt sowie die Bezirksregierungen und Ministerien der einzelnen Bundesländer. Die Anschrift der jeweils zuständigen Apostillebehörde kann üblicherweise die Stelle mitteilen, von der die Urkunde stammt. Andernfalls kann man sich an die Justizverwaltung oder die Standesamtaufsicht des Bezirks wenden, in dem die Urkunde ausgestellt wurde. Auch die zuständige deutsche Auslandsvertretung verfügt meist über Informationen auf ihrer Internetseite oder über ein Merkblatt, in dem die Anschriften der Apostillebehörden und ergänzende Hinweise zum Verfahren enthalten sind. Außerdem sind die Apostillebehörden auf der Website der Haager Konferenz veröffentlicht. Die Botschaft selbst kann keine Apostillen anbringen.
In den USA wird die Apostille ebenfalls von der Behörde erstellt, welche die ursprüngliche Urkunde ausgestellt hat. Außerdem erteilt sie auch das Secretary of State. In Florida ist das Secretary of State in Tallahassee und in Miami zu erreichen, wobei in Miami keine Anträge per Post bearbeitet werden. Diese müssen an folgende Adresse geschickt werden:
Department of State
Division of Corporations
Apostille Certification
P.O. Box 6327
Tallahassee, FL 32314
Tel: 850-245-6945
https://notaries.dos.state.fl.us
Persönlich kann die Apostille bei folgenden Stellen beantragt werden:
Tallahassee Office
409 E. Gaines St.
Tallahassee, FL 32399
Tel: 850-245-6945
Miami Regional Office
401 N.W. Second Avenue, Suite 714-N
Miami, FL 33128
Tel: 305-377-5962
Dem Antrag zur Ausstellung muss die Urkunde selbst sowie ein englisches Schreiben beiliegen, in dem um Ausstellung einer Apostille nach dem o.g. Haager Übereinkommen gebeten wird. Dabei muss auch das Land genannt werden, in dem die Dokumente vorgelegt werden sollen. Die Antragsgebühr beträgt zur Zeit $ 10.
Die mit der Apostille versehene U.S.-amerikanische Urkunde kann in der Bundesrepublik Deutschland dann ohne weitere Beglaubigungen verwendet werden. Es ist jedoch regelmäßig eine deutsche Übersetzung erforderlich.
Falls bei dem Vorhaben, die Apostille aus dem Ausland zu erlangen, Probleme auftreten, die einen unmittelbaren Kontakt mit der Behörde im Ausland unmöglich machen, kann evtl. die örtlich zuständige deutsche Auslandsvertretung weiterhelfen. Diese wird jedoch nur für deutsche Staatsangehörige tätig.
Die Beschaffung der Apostille für Urkunden ist gebührenpflichtig. Diese und die entstandenen Auslagen (Gebühren der örtlichen Behörde) sind vom Antragsteller zu erstatten. Bei der Einholung ist mit langen Wartezeiten zu rechnen. Hierauf hat die deutsche Auslandsvertretung keinen Einfluss.
In der Praxis sollte man sich jedoch zum Erhalt einer Apostille an einen Notar wenden. Dabei sollte man sich darüber im Klaren sein, dass einige Länder das Übereinkommen noch nicht unterschrieben haben, so dass der Erhalt einer Apostille dort nicht möglich ist.
(c) 2005 – Rechtsanwalt Alexander Reus, Christian Wefers, Rechtsreferendar, Günter Ottmann, Rechtsreferendar, Eugen Gottmann, Student der Rechtswissenschaften, drrt.com
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